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Pessoas x Processos x Tecnologia

Postado por: Rubens | Data:

Um projeto de implantação de um sistema de gestão estará sempre fortemente alicerçado no equilíbro destes três elementos.

A definição das pessoas, a disposição para entendimento dos processos e a escolha correta da solução tecnológica são algumas das etapas que deverão ser percorridas com bastante critério e responsabilidade.

Vejo muitas empresas darem ênfase demasiada em um deles e fracassarem.

A aquisição de uma tecnologia por si só não resolve todos os seus problemas, por exemplo. Um sistema de gestão é uma tecnologia que deve ser configurada e a empresa por sua vez deve ser preparada para recebê-lo. Isso envolve metodologia e um bom sistema com certeza, mas não será eficaz se a empresa ao implantar o sistema não souber o que faz e não tiver pessoas alinhadas estrategicamente com a organização. Implantar um ERP significa sistematizar as atividades da empresa de maneira a definir padrões sejam eles flexíveis ou não. Definir errado resulta ou em prejuizo no processo ou no desuso da tecnologia.

Houve o tempo em que não existiam ERPs e mesmo assim as pessoas gerenciavam este equilíbrio, pois vários pequenos sistemas, que normalmente eram uma combinação de ferramentas, técnicas de trabalho, processos e pessoas precisavam ser sistematizados de maneira a garantir uma sequência de trabalho com eficiência e eficácia.

As pessoas devem ter um significativo grau de conhecimento e/ou autonomia sobre os processos da empresa, remuneração adequada, alto nível de motivação, comprometimento e disponibilidade de tempo. É óbvio que a empresa não pode parar sua operação durante a implantação de um ERP, porém jamais deverá escolher aqueles que estão “sobrando” em cada departamento para compor o time do projeto. Deverá escolher os melhores e criar planos de contingência para cobrir sua ausência. As decisões que as pessoas tomam durante o projeto, o conhecimento que elas adquirem e a forma como irão replicar isso para os demais membros da organização serão decisivos para o sucesso do investimento.

O correto mapeamento dos processos significa que o time de projeto entendeu exatamente o que a empresa faz, quem é responsável pelo que, quais as entradas e saídas dentro da cadeia produtiva e os fatores críticos de sucesso da operação da empresa. Caso a empresa ainda não tenha feito este mapeamento, o projeto de implantação é o momento ideal para fazê-lo. De maneira geral posso dizer que para um projeto básico de mapeamento de processos teremos as seguintes etapas: definição ou entendimento dos objetivos estratégicos, definição ou entendimento das competências organizacionais e pessoais, definição dos macro-processos e o detalhamento destes macro processos criando o relacionamento entre os diversos processos que os compõe. Veja que os processos definidos devem representar a operação da empresa e ao mesmo tempo estarem alinhados à visão estratégica da empresa. Isso quer dizer que pode-se aproveitar o momento para mudar as coisas. Seja porque o conjunto de melhores práticas do ERP mostrou caminhos melhores ou porque o estudo dos processos demonstrou que existem maneiras diferentes de produzir os resultados que a empresa e os clientes esperam.

A escolha da tecnologia significa escolher um sistema de gestão que tenha alto grau de aderência aos processos da empresa, utilize um ambiente de desenvolvimento moderno e flexível, apresente facilidade de operação, possua um suporte adequado,  seja oferecido por empresas com saúde financeira, que possuam mão de obra qualificada e que invistam na  melhoria contínua das pessoas e do seu produto. Normalmente o barato sai caro, mas não significa que a solução mais cara é a melhor para você. O importante é que a solução tecnológica tenha abragência e, se for o caso, facilidade na integração com outras tecnologias. Fuja dos sistemas com baixa aderência, pois desenvolver muitas funcionalidades para sua empresa significa que voce irá pagar para criá-las e depois para mantê-las. É fundamental que a ferramenta proporcione a integração entre sua empresa, seus parceiros e clientes, ou seja, possua portais acessíveis via internet, suporte a EDI ou outras formas de interação.

Concluo destacando a importância do entendimento deste tripé (pessoas x processos x tecnologia). Sempre que tiramos um dos apoios de um tripé o que acontece ? Pois é … o que está em cima não se sustenta

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Por: Rubens

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